ทำไมเวลาแก้ปัญหา เรานึกถึงแต่ “เพิ่มอะไรเข้าไป” และแทบไม่เคยถามว่า “เอาอะไรออกได้บ้าง”

ปี 2021 มีงานวิจัยชิ้นหนึ่งได้ขึ้นปกวารสาร Nature ด้วยคำถามที่ฟังดูเรียบง่ายจนน่าตกใจ ทีมวิจัยจาก University of Virginia อยากรู้ว่าเวลาคนต้องปรับปรุงอะไรสักอย่าง เขานึกถึงการ “เพิ่มเข้าไป” กับการ “เอาออก” พอ ๆ กันหรือเปล่า

คำตอบจากการทดลองแปดชุดคือไม่ ผู้เข้าร่วมส่วนใหญ่พุ่งไปที่ทางแก้แบบเพิ่มก่อนแทบทุกครั้ง และจะเริ่มมองเห็นทางแก้แบบเอาออกก็ต่อเมื่อมีคนสะกิดให้นึกถึงมันเท่านั้น นักวิจัยคนหนึ่งสรุปเหตุผลไว้สั้น ๆ ว่าไอเดียแบบบวกผุดขึ้นมาเองได้ง่าย ส่วนไอเดียแบบลบต้องใช้แรงคิดมากกว่า

ถ้าเรื่องนี้ฟังดูไกลตัว ลองดูสิ่งที่เกิดขึ้นในองค์กรที่คุณอยู่

ทีมทำงานพลาดเรื่องหนึ่ง สิ่งที่ตามมาคือขั้นตอนตรวจสอบเพิ่มอีกหนึ่งชั้น การสื่อสารไม่ทั่วถึง สิ่งที่ตามมาคือประชุมประจำสัปดาห์เพิ่มอีกหนึ่งวง คนใหม่เข้ามาแล้วปรับตัวช้า สิ่งที่ตามมาคือคู่มือเพิ่มอีกหนึ่งเล่ม ทุกข้อฟังดูสมเหตุสมผลในวันที่ตัดสินใจ แต่พอผ่านไปสามปี เราได้กระบวนการที่หนาขึ้นเรื่อย ๆ โดยไม่มีใครเป็นคนสั่งให้มันหนา มันหนาขึ้นเองจากการที่ทุกคนคิดถูกทีละครั้ง

สิ่งที่น่าสนใจกว่าตัวปรากฏการณ์คือเหตุผลเบื้องหลังมัน การเพิ่มเป็นทางแก้ที่ “เห็นได้” เวลาเราเพิ่มขั้นตอน เพิ่มฟีเจอร์ เพิ่มคน มันมีของให้ชี้ มีหลักฐานว่าเราทำอะไรลงไป ส่วนการเอาออกเป็นงานที่ผลลัพธ์คือความว่าง ไม่มีใครได้เครดิตจากการที่ประชุมหายไปหนึ่งวง เพราะเราไม่ได้เห็นเวลาที่ประหยัดได้ เราเห็นแค่ช่องว่างในปฏิทิน

ยังมีอีกชั้นหนึ่งที่ลึกกว่านั้น การเอาของออกต้องอาศัยความเข้าใจว่าของชิ้นนั้นทำหน้าที่อะไรอยู่ ซึ่งแปลว่าต้องคิดหนักกว่า คนที่จะกล้าตัดขั้นตอนหนึ่งทิ้ง ต้องตอบให้ได้ก่อนว่าถ้าไม่มีมันแล้วจะเกิดอะไรขึ้น ในขณะที่การเพิ่มขั้นตอนใหม่แทบไม่ต้องอธิบายอะไรเลย เพราะมันดูเป็นความรอบคอบโดยอัตโนมัติ ต้นทุนของการเพิ่มจึงถูกจ่ายทีหลังเสมอ และจ่ายโดยคนอื่น

ในการทำงานจริง เรามักเจอกับดักนี้ชัดที่สุดตอนที่งานเริ่มช้า สัญชาตญาณแรกคือถามว่า “ต้องเพิ่มอะไร” จะเพิ่มคน เพิ่มเครื่องมือ เพิ่มการติดตาม แต่คำถามที่ให้ผลมากกว่าในหลายกรณีคือ “ถ้าจะทำให้เร็วขึ้นโดยห้ามเพิ่มอะไรเลย เราจะทำยังไง” คำถามนี้ไม่ได้วิเศษในตัวเอง สิ่งที่มันทำคือปิดประตูบานที่เราเดินเข้าโดยอัตโนมัติ แล้วบังคับให้สมองเดินไปสำรวจอีกฝั่งที่ปกติเราไม่เคยแวะ

ตัวอย่างที่เห็นได้บ่อยคือเอกสารพรีเซนต์ ทีมส่วนใหญ่พัฒนางานด้วยการเติมสไลด์ เติมข้อมูลสนับสนุน เติมกราฟ เพราะมันคือการทำงานที่มองเห็นได้ แต่พรีเซนต์ที่ทำให้คนตัดสินใจได้จริง มักเป็นผลของการตัดออกมากกว่าการเติม คนที่ตัดสไลด์จากยี่สิบเหลือเจ็ดได้ ไม่ใช่คนที่มีข้อมูลน้อยกว่า แต่คือคนที่รู้ชัดกว่าว่าอะไรคือแก่นและอะไรคือส่วนประกอบ การตัดจึงเป็นหลักฐานของความเข้าใจ ไม่ใช่หลักฐานของความขี้เกียจ

เรื่องเดียวกันนี้ใช้กับการพัฒนาตัวเองได้ด้วย เวลารู้สึกว่าตัวเองไม่โต เรามักคิดถึงการเพิ่มคอร์ส เพิ่มหนังสือ เพิ่มโปรเจกต์ ทั้งที่บ่อยครั้งสิ่งที่ขวางอยู่คือของบางอย่างที่ควรเอาออกจากตารางไปนานแล้ว งานประจำที่ทำได้ดีอยู่แล้วและไม่สอนอะไรเราเพิ่ม กลุ่มที่เราเข้าไปนั่งฟังทุกสัปดาห์โดยไม่ได้มีบทบาท การเพิ่มของใหม่เข้าไปในตารางที่เต็มอยู่แล้ว ให้ผลน้อยกว่าการเปิดที่ว่างให้ของใหม่มีที่ยืน

จุดที่อยากชวนกลับมามองคือเรื่องของ “ชุดตัวเลือกที่เรามองเห็น” การตัดสินใจของเราถูกจำกัดด้วยทางเลือกที่ผุดขึ้นในหัวก่อนเสมอ ไม่ใช่ด้วยทางเลือกที่มีอยู่จริงทั้งหมด และงานวิจัยชิ้นนี้กำลังบอกว่าชุดตัวเลือกที่ผุดขึ้นมาเองของเรานั้นเอียงไปทางเดียวอย่างเป็นระบบ ไม่ใช่เพราะเราคิดไม่เป็น แต่เพราะสมองเลือกเส้นทางที่ใช้แรงน้อยกว่า

ทางแก้จึงไม่ใช่การพยายามคิดให้หนักขึ้น แต่คือการเพิ่มคำถามที่บังคับให้เราเดินไปอีกทาง ก่อนสรุปทางแก้ครั้งหน้า ลองเขียนสองคอลัมน์ ฝั่งหนึ่งคือ “เพิ่มอะไรได้บ้าง” อีกฝั่งคือ “เอาอะไรออกได้บ้าง” แล้วบังคับตัวเองว่าต้องมีอย่างน้อยสามข้อในฝั่งหลัง ความอึดอัดที่รู้สึกตอนคิดข้อที่สาม คือหลักฐานว่าคุณกำลังคิดในพื้นที่ที่ปกติไม่ได้ใช้

ครั้งล่าสุดที่ทีมคุณ “ปรับกระบวนการ” มันจบลงด้วยการเพิ่มอะไรเข้าไป หรือเอาอะไรออก